Cơ hội hay thách thức cho các bạn trẻ khi lựa chọn việc làm thư ký tại hà nội

558 Lượt xem

Với vai trò là cánh tay đắc lực của sếp, người làm thư ký là người quản lý các công việc trong văn phòng cho doanh nghiệp hay tổ chức đó. Không kể là chuyên ngành gì, mọi công việc người thư ký đều phải đảm đương để hỗ trợ cho sếp. Nhiều người thích thú với công việc này, coi đó là thử thách cho bản thân để học hỏi, những một số quan điểm khác cho rằng đây là công việc phục tùng người khác nên không lựa chọn. Vậy có nên chọn việc làm thư ký tại hà nội hay không, đây là cơ hội tốt hay thách thức, chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây:

Tìm hiểu chung về nghề thư ký

Thư ký là gì?

Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liến quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền hay còn gọi là thư lại (thuật ngữ cổ). Ngày nay chức năng, nhiệm vụ và công việc của các thư ký đã được mở rộng, thư ký đã trở thành một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại.

thư ký là cánh tay đắc lực của sếp

Công việc chính của người làm thư ký là gì?

Người làm thư ký và công việc thư ký đã thay đổi rất nhiều kể từ khi máy tính và các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng xuất hiện từ những thập niên 1980. Công việc đánh máy chữ trước đây chiếm rất nhiều thời gian và khối lượng công việc của thư ký những hiện nay đã giảm tương đối nhiều. Ngoài ra thì công việc lưu trữ tài liệu, văn thư và tìm kiếm cũng chiếm mất nhiều thời gian. 

Hiện nay với sự trợ giúp của công cụ hiện đại như máy tính thì việc lưu trữ và tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn. Đối với các doanh nghiệp, từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, ngày nay thư ký trở thành bộ mặt không thể thiếu giữa người chủ doanh nghiệp và môi trường hoạt động của công ty, trong các mối quan hệ với những người cùng cộng tác, với khách hàng. 

Nhiệm vụ của thư ký là chiếc cầu nối giữa khách hàng và người cấp trên, là chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu quả. Một người thư ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau bao gồm cả kế toán, tài chính nhân sự, quản trị, và nghiệp vụ văn phòng như: nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách; công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn, lấy thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật, quản lý lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị tài liệu, thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo, tham dự và ghi chép các biên bản cuộc họp,...

Ngoài ra họ cũng sẽ là những người đại diện cho cấp trên của mình khi giao dịch với những khách hàng đối tác như ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ,... Khi thay mặt giám đốc để gặp gỡ, thương thảo, giao dịch với các đối tác, người thư ký phải có thêm những tác phong chuyên nghiệp được thể hiện qua khả năng giao tiếp, trang phục thanh lịch và cách ứng xử linh hoạt, thông minh,... để đại diện cho hình ảnh công ty. 

>>> Tìm hiểu thêm: Những công việc hấp dẫn trong ngành Marketing mà bạn muốn nộp CV ngay!

công việc của người làm thư ký

Với vai trò là cánh tay đắc lực của sếp, công việc thư ký đôi khi không tránh khỏi những chuyến đi dài, hoặc khi giữa vai trò là người ở lại thì người thư ký cũng phải cáng đáng vai trog mà sếp giao phó trong công việc. Vì thế để đáp ứng được những yêu cầu nghề nghiệp thì thư ký là người cần phải được đào tạo bài bản. 

Một số thư ký thực hiện các công việc chuyên biệt như:

Thư ký pháp luật chuẩn bị các giấy tờ pháp lý bao gồm di chúc, hợp đồng, hành động, khiếu nại, và triệu tập. Họ làm việc dưới sự giám sát trực tiếp của một luật sư hay trợ lý. Họ hỗ trợ nghiên cứu pháp lý bằng cách rà soát các tạp chí pháp lý và tổ chức tóm tắt cho nhà tuyển dụng của họ. Họ phải học một từ vựng chuyên ngành toàn bộ được sử dụng trong các giấy tờ và văn bản pháp luật.

Thư ký y tế lấy lịch sử y tế của bệnh nhân; hẹn gặp; chuẩn bị và gửi hoá đơn cho bệnh nhân; theo dõi và thu thập hóa đơn; thanh toán hóa đơn bảo hiểm; duy trì các hồ sơ y tế; và theo đuổi sự tương ứng với bệnh nhân, bệnh viện và hiệp hội. Họ trợ giúp các bác sĩ hoặc các nhà khoa học y khoa với các bài viết, báo cáo, bài phát biểu, và các thủ tục hội nghị. Một số thư ký y tế có trách nhiệm đặt mua các vật dụng y tế. Họ cũng cần phải học toàn bộ từ vựng chuyên ngành về thuật ngữ y khoa và làm quen với các quy trình phòng thí nghiệm hoặc bệnh viện.

Các thư ký kỹ thuật làm việc cho các kỹ sư và nhà khoa học chuẩn bị các báo cáo và các giấy tờ thường bao gồm đồ họa và phương trình toán học rất khó định dạng trên giấy. Thư ký duy trì một thư viện kỹ thuật và giúp đỡ các bài báo khoa học bằng cách thu thập và biên tập tài liệu.

Thư ký xã hội, thường được gọi là thư ký cá nhân, sắp xếp tất cả hoạt động xã hội của chủ lao động. Họ xử lý các vấn đề xã hội tư nhân cũng như kinh doanh và có thể lên kế hoạch cho các bên, gửi lời mời hoặc viết bài phát biểu cho chủ nhân của họ. Thư ký xã hội thường được những người nổi tiếng hoặc những nhà điều hành cấp cao thuê những người có lịch làm việc bận rộn để duy trì.

thư ký xã hội

Nhiều hiệp hội, câu lạc bộ, và các tổ chức phi lợi nhuận có thư ký thành viên biên soạn và gửi bản tin hoặc tài liệu quảng cáo trong khi vẫn duy trì danh sách thành viên, hồ sơ tài liệu và thư mục. Tùy vào loại câu lạc bộ, thư ký có thể là người đưa ra thông tin cho các thành viên tương lai và giữ thành viên hiện tại và các tổ chức liên quan thông báo về các sự kiện sắp tới.

Thư ký giáo dục làm việc ở các trường tiểu học hoặc trung học hoặc tại các trường đại học. Họ đảm nhận tất cả các nhiệm vụ văn thư tại trường. Trách nhiệm của họ có thể bao gồm chuẩn bị bản tin và báo cáo cho giáo viên, phụ huynh hoặc học sinh, theo dõi ngân sách cho đồ dùng trường học hoặc sinh hoạt học sinh, và giữ lịch các sự kiện của nhà trường. Tùy theo vị trí, họ có thể làm việc cho các quản trị viên trường, hiệu trưởng, hoặc nhóm giáo viên hoặc giáo sư. Các thư ký giáo dục khác làm việc trong các văn phòng hành chính, các cơ quan giáo dục nhỏ, hoặc các phòng dịch vụ.

Những kỹ năng và phẩm chất cần thiết cho nghề thư ký:

Để trở thành một người thư ký chuyên nghiệp thì ngoài các kiến thức chuyên môn, kỹ năng mềm luôn là những ưu tiên hàng đầu khi tuyển lựa của các nhà tuyển dụng. Một số kỹ năng cần thiết mà người làm thư ký cần có như:

1. Kiến thức chuyên môn

Người làm thư ký cần có hiểu biết sâu sắc về nghề nhiệp của mình và những nhiệm vụ mà mình được giao, có thể thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn theo đúng yêu cầu, có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp cụ chuyên môn cho người khác. Đồng thời cần có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại. 

2. Cần có kỹ năng về quản lý

+ Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý
+ Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng
+ Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết
+ Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý

những kỹ năng cần có để trở thành quản lý

3. Kỹ năng giao tiếp tốt

+ Cần có kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm
+ Kỹ năng về soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản
+ Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
+ Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình
+ Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống
+ Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu,…
+ Nhân viên thư ký văn phòng cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh
+ Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc
+ Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục

4. Kỹ năng tin học văn phòng

Nói về kỹ năng tin học văn phòng thì không đòi hỏi bạn phải thành thạo ở mức giỏi tất cả các kỹ năng về vi tính như những chuyên gia nhưng ít nhất một người thư ký văn phòn cũng phải biết được các chương trình về Word hay Excel để có thể soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời,...

Nếu ở thời điểm hiện tại mà bạn chưa nắm bắt được những kỹ năng về máy tính thì khả năng bạn không trúng tuyển vào vị trí này là rất cao. Để tránh việc lúng túng trong quá trình sử dụng máy tính thì bạn nên trang bị những kiến thức từ căn bản đến chuyên sâu cho bản thân, tránh việc để giám đốc và các  cộng sự đánh giá thấp khả năng của bạn.

5. Nhạy bén trong công việc

Thư ký luôn là cánh tay phải đắc lực của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một người thư ký nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Ví dụ như bạn cần phải biết đâu là thông tin quan trọng trong bản hợp đồng mới của công ty.

6. Có trí nhớ tốt

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng mà người làm thư ký cần phải có. Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với đối tác là những điều mà một thư ký cần phải lưu ý và luôn ghi nhớ. Để giúp cho việc ghi nhớ tốt hơn thì các bạn nên lập cho mình những bảng biểu thời gian hoặc các lịch ghi nhớ, như vậy các bạn sẽ có hình ảnh tốt và để lại ấn tượng nhiều hơn trong mắt sếp mình.

tìm kiếm việc làm thư ký đơn giản

7. Có tính độc lập, kiên định và chính kiến

Điều nay không đồng nghĩa với việc là bạn có quyền hoàn toàn quyết định một việc nào đó trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết thì bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Khi sếp vắng mặt bạn cũng phải có khả năng xử lý tất cả những rắc rối như lùi lịch hẹn, khất nợ, thỏa thuận một hợp đồng mới,... Nếu không thì bạn cũng cần phải nắm bắt được các công việc theo hướng có lợi cho công ty. 

8. Am hiểu kiến thức trên nhiều lĩnh vực

Không chỉ cần thành thạo kiến thức chuyên môn mà kiến thức về xã hội, tự nhiên cũng vô cùng quan trọng đối với một thư ký. Có thể khi tuyển dụng, nhà tuyển dụng không yêu cầu bạn phải am hiểu về thể thao, môi trường, sức khỏe,... nhưng trong một phút chất chợt nào đó, những hiểu biết của bạn sẽ mang lại những lợi ích không ngờ. 

Môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi người làm thư ký luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng, am hiểu nhiều lĩnh vực. Nếu đang có định hướng tìm việc làm thư ký tại hà nội thì các bạn có thể tham khảo bài viết để xác định và lựa chọn đúng đắn. Chúc các bạn luôn may mắn và thành công trong cuộc sống!